Article I -
Le 75 FOREST AVENUE est un établissement recevant du public (ERP) soumis aux réglementations applicable à ce type de structure. Le 75 FOREST AVENUE a pour vocation d’accueillir des réceptions, cérémonies, congrès, activités dansantes, salons professionnels dont les capacités respectives sont fixées dans la fiche technique.
Article II -
La mise à disposition des salles du 75 FOREST AVENUE est subordonnée à un certain nombre de restrictions d'exploitation :
Ne sont pas admis les évènements comportant des animaux ou des risques liés à l'utilisation de produits dangereux ou toxiques.
Ne sont pas admises les manifestations à caractère sectaire, d'intégrisme ou prônant toute forme de violence, de discrimination ou de totalitarisme.
L'espace bar et la cuisine sont prioritairement dédiés aux manifestations de la salle principale.
Les locaux non répertoriés sur le contrat de location sont interdits d’accès.
Il est strictement interdit:
- de fumer à l'intérieur du 75 FOREST AVENUE, des cendriers sont présent à l'extérieur.
- d'utiliser des bougies ou autre source d’incandescence.
- de pratiquer toute activité portant atteinte à l'ordre public.
- d'exercer une activité illicite.
- de pratiquer des jeux dangereux susceptibles d'occasionner dégâts ou accidents.
- de monter sur les tables ou sur les chaises.
- d'apposer des affiches, tableaux, cotillons ou guirlandes sur les murs hors emplacement prévus à cet effet.
- Seule l'utilisation des dispositifs existants ou de panneaux d'affichage seront autorisés.
- d'utiliser toute substance ou matériel susceptible d'endommager ou de tacher le sol, les murs et le mobilier.
- de faire mauvais usage des dispositifs de sécurité, d’utiliser ou laisser utiliser abusivement les extincteurs et/ou l’alarme d’évacuation.
- d’ouvrir sans motif des issues de secours et de caler celles-ci à l'aide de leurs crémones.
- d’encombrer ou caler les portes coupe-feu prévues pour assurer la sécurité du public en cas d'incendie.
- d'intervenir sur les installations électriques, de sonorisation, de vidéo, ou autre appareillage du site sans le personnel qualifié du 75 FA.
- de sortir le matériel mis à disposition à l’extérieur de la salle
Article III -
La réservation sera considérée comme effective après :
• pour les particuliers :
- validation de la disponibilité des dates.
- signature du contrat de location et du présent règlement intérieur
- Signature de l'avenant au contrat de location sur les nuisances sonores (Article XVIII)
- le versement des acomptes
- le dépôt de garanti
• pour les professionnels :
- validation de la disponibilité des dates.
- signature du contrat de location et du présent règlement intérieur
- Signature de l'avenant au contrat de location sur les nuisances sonores (Article XVIII)
Article IV -
En cas d’annulation : la totalité de la location hors option sera facturé
Article V -
Le Propriétaire déclare renoncer à tout recours qu’il serait fondé à exercer contre le preneur et son assureur en vertu des articles 1732, 1733 et 1734 du Code civil. A titre de réciprocité, le preneur renonce également à tout recours qu’il détiendrait à l’égard du Propriétaire et de son assureur dans le cadre des articles 1719 et 1721 du Code civil.
L’organisateur devra en outre fournir une attestation « responsabilité civile locative et tous risques matériels » pour l'ensemble des risques qu'il peut encourir du fait éventuel de son activité, notamment pour les risques : incendies, explosions, dommages électriques, dégâts des eaux, vol, bris de glace, vandalisme, destruction, dégradation et détérioration.
Aucune réservation ne sera validée en l'absence d’attestation d'assurances. Pour les manifestations ouvertes au public, l’organisateur devra également :
- présenter l'attestation de prolongation d'ouverture de police si nécessaire.
- présenter la demande d'autorisation d'ouverture d'un débit de boissons temporaire en cas d'utilisation du bar.
Il convient enfin d’informer immédiatement le propriétaire de tout sinistre et dégradations se produisant dans les locaux loués.
Article VI -
Toute sous-location des salles du 75 FOREST AVENUE est strictement interdite. La personne se déclarant organisateur, s’engage expressément à effectuer la location des salles du 75 FOREST AVENUE pour son propre compte.
Article VII -
Le contrat, l’attestation d’assurance, le chèque de règlement des acomptes doivent impérativement être au nom de l’organisateur. En cas non-conformité des éléments déclarés ou de non concordance de nom sur le contrat, l’attestation d’assurance et le chèque de règlement des acomptes, la réservation sera purement et simplement annulée.
Article VIII -
L’organisateur soumettra à l’agrément de la direction :
- le traiteur qui utilisera les installations de la cuisine.
- Le siap choisi.
Article IX -
A la date convenue, il sera remis (si nécessaire) à l'organisateur ou son représentant une ou plusieurs clefs d'accès aux différents locaux. L'organisateur ou son représentant signera un récépissé de remise de clés. La reproduction des clés est formellement interdite. Il est interdit de céder les clés à un tiers autre que l’occupant.
L'organisateur devra prendre possession et libérer les lieux en respectant les horaires convenus dans la convention de location. Un état des lieux sera effectué par la direction de la SAS 75 FOREST AVENUE d'une part et l’organisateur d'autre part, avant et après utilisation du site.
En cas de conformité totale, la SAS 75 Forest Avenue s’engage à restituer le chèque de caution dès les contrôles effectués. La facture sera émise après l'état des lieux des salles et mobiliers
Le document sera contresigné par les deux parties et servira, le cas échéant, de base de calcul pour facturation de toute intervention technique ou dommage causé sur le site, au matériel et aux abords de la salle.
Tables
Les tables abimées seront facturées au prix suivant : 150€ la table ronde, 130€ la table rectangulaire et 90€ la chaise.
Nappes, housses de mange debout et habillage de chaises
Les nappes non restituées, dégradées ou tâchées dans des conditions d’utilisation excessives (tâches de bougie et marqueur indélébile par exemple) seront facturées au prix suivant : 90€ la nappe de 280 cm, 250, 220 cm et 200X300 cm, 50€ la nappe de 240 cm, 210 cm et 250X150cm, 8€ la housse de chaise, housse de mange debout 49€, 3€ le ceinturage, 3€ la serviette de table, 10€ le vase standard et 25€ le vase spécial.
Murs, moquettes et sol
De même, les détériorations de murs ainsi que les moquettes rendues tachées ou dégradées dans des conditions excessives d'utilisations classiques seront facturées au prix du nettoyage du professionnel.
Toilettes
Leur nettoyage reste compris dans l'offre clé en main du 75 Forest Avenue hors utilisation abusive (déjection et vomissures sur les murs et au sol).
Le cas échéant son nettoyage sera facturé au prix des heures supplémentaires effectuées pour sa remise en état.
Les frais de débouchage des WC seront facturés au coût horaire.
Article X -
L'organisateur s’engage à respecter les capacités maximales de la salle comme indiquées dans le contrat de location.
Le non-respect des capacités maximales sera une cause suffisante pour que la direction annule ou interrompe la manifestation sans préavis et sans indemnité. Il est également rappelé que le non-respect des capacités serait de nature à entrainer un refus de garantie de la part de l’assureur en cas de sinistre.
L'organisateur s'engage à mettre en place une billetterie pour les spectacles, que l'entrée soit payante ou gratuite, et un dispositif de comptage, afin de pouvoir justifier à tout moment et en cas de sinistre du nombre de personne dans la salle.
Article XI -
L'utilisation des locaux devra être conforme à l'objet de la manifestation déclarée dans le contrat de location. Toute autre utilisation est interdite et pourra justifier d'une évacuation sans délai des locaux. L'organisateur s'engage à renoncer à tout recours contre la direction de la SAS FOREST AVENUE dans le cas d'une telle évacuation, la somme réglée restant acquise à SAS 75 FOREST AVENUE.
Article XII -
L'organisateur est tenu d'obtenir, sous sa seule et entière responsabilité, toutes les autorisations préalables éventuellement nécessaires auprès de la mairie ou de la préfecture, et de déclarer la manifestation à tous les organismes concernés : gendarmerie, impôts, SACEM, SACD, maisons de production, etc.
Article XIII -
L'organisateur est tenu d'assurer, sous sa seule et entière responsabilité, un service d'ordre adéquat.
Article XIV -
Pendant toute l'occupation des locaux, l'organisateur est responsable :
- du respect du présent règlement par l'ensemble des occupants.
- de l'hygiène des locaux et des abords.
- de la remise en état de la cuisine dans son état initial (débarrassée, nettoyée)
- de la sécurité des locaux et de leurs occupants et par là même du respect des consignes de sécurité.
- de toute détérioration du matériel, des locaux et des abords
- de toute disparition de matériel.
- de la fermeture de toutes les portes du bâtiment.
- lors des locations sur deux jours avec changement de nappes, du débarrassage de ses tables.
Article XV -
L'organisateur s'engage à respecter les voies d'accès à la structure afin de faciliter l'arrivée des secours en cas de besoin que se soit à l'intérieur des locaux que sur le parking. Des places réglementées sont prévue pour les véhicules qui ne doivent en aucun cas êtres stationnés en dehors de ces emplacements.
Article XVI -
Les locations s'entendent par jour sauf mention définie sur devis. Avec accord préalable, au plus tard le lendemain, l'organisateur procède à l'enlèvement de son matériel, y compris boissons restantes, emballages, décoration, etc.
Article XVII -
La direction du 75 FOREST AVENUE décline toute responsabilité :
- à la suite d'accidents ou de rixes pouvant survenir du fait de la manifestation ou s'y rattachant.
- en cas de vol, de détérioration des effets personnels ou autres objets.
- pour troubles de jouissance ou dommages causés à l'occupant par des tiers.
Article XVIII -
La société 75 FOREST AVENUE est soumis à la réglementation suivant le décret n°98-1143 du 15 décembre 1998 qui prévoit les prescriptions applicables aux établissements ou locaux recevant du public et diffusant à titre habituel de la musique amplifiée.
En effet, l'organisateur de la manifestation s'expose à une amende de 3ème classe pouvant aller jusque 450 euros en cas de tapage nocturne constaté. Ci-dessous les obligations :
• Laissez les portes fermées et ne pas bloquez celles-ci. Malgré un traitement acoustique important dans les salles, le fait d'ouvrir les portes diffuse très largement le son,
• Un sonomètre placé à l'intérieur de la salle des congrès permet de visualiser et de vous rendre compte immédiatement du volume sonore à l'intérieur, 95 décibels maximum sont autorisés, à noter que ce niveau de son est très confortable à l'intérieur et permet de ne pas réduire l'ambiance de votre manifestation,
• Parking : éviter les cris, interdire la diffusion de musique (voitures ou poste radio).